^ Наверх

Добьёмся успеха вместе!


10

Корпоративный тайм-менедмент

Особое место в науке управлять временем занимает корпоративный тайм-менеджмент, который призван научить руководителя организовывать не только своё рабочее время, но и своих подчинённых так, чтобы повысить эффективность совместной работы не увеличивая при этом продолжительность рабочего времени.

Как ни странно, личная эффективность руководителя лишь на 30% зависит от его личной организованности, остальные 70% - это умение грамотно делегировать свои обязанности.

Время – это такая категория, где одному управлять никак нельзя, поэтому руководитель должен действовать совместно со своими подчинёнными. То есть важно ориентироваться не только на свои планы на день, неделю, месяц, но и учитывать загруженность своих партнёров, коллег, подчинённых.

Все инструменты, используемые для организации рабочего времени, можно разделить на:

  • внутренние графики и процедуры;
  • бумажные планировщики;
  • программные планировщики.

Внутренние графики и процедуры индивидуальны для каждой организации, поэтому не будем заострять на них внимание.

Бумажные планировщики можно отнести к индивидуальным инструментам планирования. Самым простым примером является ежедневник, так как записанная задача не забудется.

Самыми удобными и эффективными являются программные планировщики. Наиболее часто используемыми программами для решения задач тайм-менеджмента являются Microsoft Outlook, Projects Manager, Lotus Notes, Skype, Google Docs.

Внедрение  электронных систем коллективного планирования рабочего графика, где каждый сотрудник может отметить наиболее загруженные дни, поездки, встречи, командировки, и, исходя из этого, планировать встречи с ним, является наиболее удобным и простым средством для планирования рабочего времени в организации.

Такие электронные системы планирования удобны так же и тем, что каждый человек может ставить себе задачи, самостоятельно устанавливая сроки их выполнения.

Для руководителя эта система полезна тем, что, имея единую сеть в организации, секретарь всегда знает, где он находится и в течение какого времени будет занят. И наоборот, секретарь может организовывать встречи своего руководителя, зная, когда у него есть «окно». Точно так же можно видеть, кто из сотрудников где находится и планировать совещания исходя из их графиков. При этом их отсутствие не окажется для Вас неприятным сюрпризом, поскольку Вы можете это контролировать.

В случае перепоручения или делегирования обязанностей важным моментом является контроль их выполнения. У руководителей высшего звена всегда есть надёжный помощник, который одновременно может выполнять и контрольную функцию – это секретариат. Работает это так: в какой бы форме ни отдавались приказы (устно, письменно, по электронной почте), они должны быть сведены в один список, по которому было бы удобно отслеживать их выполнение. Здесь следует отметить, что электронное письмо - это такой же официальный документ, как и бумажное. Однако использование электронной почты ускоряет процесс доведения поручения до  исполнителя в десятки раз. По истечении срока, данного на исполнение поручения, исполнитель должен отчитаться о ходе и результатах его выполнении. При такой системе минимизируется риск  потери поручения, что очень важно для увеличения эффективности работы всей организации.

Таким образом, система контроля за выполнением поручений сводится к 3 основным принципам:

  1. Фиксация и хранение всех поручений руководителя в едином хранилище.
  2. Представления системы должны быть настроены в соответствии с типичными запросами руководителя («по людям», «по срокам», «по отраслям» и т. д.).
  3. Необходим регулярный контроль за выполнением поручений, исходя из их приоритетности.

Для эффективной работы является овладение навыками эффективной коммуникации. Безусловным является предупреждение руководителя при невозможности выполнить поручение с чёткой мотивацией, или при недостаточности времени, отведённого для его выполнения. Также желательно, при получении задания по электронной почте,  сообщать о его получении.

Важным моментом является выработка в организации «уважения ко времени» - убеждённость в его ценности, формирование традиций, помогающих экономить время коллег.

  1. Можно выработать систему особых знаков, по которым было бы понятно, что в данный момент сотрудник занят и не хотел бы, чтобы его беспокоили.
  2. Очень важно не пытаться переложить свою проблему на чужие плечи, а попытаться решить её самому. При этом желательно приходить не со своей проблемой, а с вариантами её решений.
  3. Если Вы хотите обратиться к коллеге, сформулируйте все вопросы и задайте их одновременно, чтобы лишний раз не беспокоить и не отвлекать от работы.
  4. Обязательно нужно предупреждать об опоздании (на встречу, на работу и т.д.).
  5. Храните всю полученную от коллег информацию, второго раза может и не быть.
  6. Поскольку фаза активного внимания длится полторы минуты, начинайте сразу с главного и формулируйте кратко то, о чём хотите сказать.
  7. Если Вы хотите подвергнуть критике решение или предложение коллеги – обязательно предложите свой вариант.
  8. При постановке задачи нужно всегда указывать реальные сроки исполнения.

Для стимулирования сотрудников к более продуктивной работе необходимо ввести оценку эффективности работы персонала, которой можно управлять. Существует понятие «управление по структуре» и «управление по ограничениям». Управление по ограничениям предполагает постановку задачи и времени выполнения. Управление по структуре - планирование желаемого результата с параллельным анализом процесса, параметров его исполнения.

Управление по ограничениям предполагает определение ключевых показателей эффективности (КПЭ) сотрудников, измеримых целей и стимулов для их достижения. При этом сотрудник сам решает, каким путём цель будет достигнута.

При управлении по структуре необходима выработка у сотрудников таких навыков самоорганизации, с помощью которых можно будет увеличить его личную эффективность.

Овладение навыками организации рабочего времени позволит Вам достичь гораздо быстрее цели, которые Вы ставите перед собой и своей организацией.





 


Комментарии отсутствуют
Добавление комментариев доступно только зарегистрированным пользователям
Google+