Тайм-менеджмент – что это?
Многие из нас сталкиваются с проблемой постоянной нехватки времени, чрезмерной загруженности, когда накапливается столько дел, что просто не знаешь, за какое из них взяться в первую очередь, поскольку все они, на первый взгляд, кажутся важными и неотложными. Чтобы решить эту проблему, нужно научиться правильно организовывать своё время. Собственно, для этого и существует тайм-менеджмент, или организация времени.
Тайм-менеджмент - это сознательный контроль за временем, затрачиваемым человеком на выполнение определённых видов деятельности. При этом намеренно увеличиваются как эффективность, так и продуктивность.
Для реализации целей управления временем существует ряд инструментов, о которых все знают, но мало кто использует… А именно, это постановка целей, планирование, умение делегировать обязанности, анализ затраченного времени, расстановка приоритетов и составление списков.
Существует даже такое правило 6 «П», согласно которому «правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели». Обязательным условием является предварительное планирование всех дел на бумаге, поскольку достаточно много времени у нас уходит на то, чтобы ответить на вопрос «А что я ещё хотел сегодня сделать…?»
Согласно статистике, уже в первый день использования намеченного плана на день увеличит производительность труда на 25%! Кроме того, придя на работу Вам не нужно думать над тем, с чего бы начать, поскольку план уже составлен.
Очень важным моментом является вычёркивание выполненных задач, поскольку это приносит ощущение глубокого морального удовлетворения и зарядит энергией для дальнейшей работы.
Для того, чтобы выполнить сложную задачу, можно разделить её на мелкие подзадачи. Существует такое «дерево решений», где самим деревом является основная задача, а ветви – это маленькие подзадачи. Причём «ветвить» дерево нужно до тех пор, пока весь процесс не окажется простым.
В тайм-менеджменте есть ещё одно очень хорошее правило под названием «10/90», согласно которому 10% времени, которое необходимо затратить для планирования выполнения задачи, в последствии сэкономит Вам 90% времени при её решении!
Проблема многих заключается не только в неумении спланировать дела, но и в распылении на множество мелких дел, которые мешают решать главную задачу. Другими словами, для того, чтобы эффективно управлять временем, нужно расставить приоритеты и определить важные и второстепенные дела. Чтобы отличить одно от другого, достаточно представить себе последствия в случае невыполнения той или иной задачи. Если они окажутся серьёзными – значит это и есть главная!
Поскольку времени в любом случае не хватит на все дела, можно прибегнуть к закону «принудительной эффективности», который гласит, что времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Соответственно необходимо собраться и сделать сначала то, что принесет наибольшую выгоду и результат.
Ещё одной распространённой ошибкой является откладывание неприятных, тяжёлых дел на потом. Есть такая притча: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день. Если сравнить такое неприятное, но очень важное дело с лягушкой, становится понятным, что откладывание его приводит к эмоциональному перенапряжению, в результате чего снижается и общая работоспособность, и настроение. Поэтому нужно просто взять, и сделать его, без лишних размышлений. И, поверьте, когда этот груз спадёт с Ваших плеч, Вы тут же почувствуете прилив энергии и чувство удовлетворения.
Вы когда-нибудь задумывались над волшебной силой слова «нет»? А между тем вежливое и своевременное его использование может сэкономить уйму времени! Безусловно, всегда следует быть осторожным в его использовании и употреблять это слово так, чтобы человек, к которому оно адресовано, понимал, что отказ относится не к нему лично, а только лишь к его просьбе.
Другим не менее важным и неожиданным инструментом, позволяющим сэкономить до 30℅! рабочего времени, является мусорная корзина! Поскольку примерно это количество времени тратится на поиск нужной бумаги на столе, заваленном хламом. Соответственно, если Вы хотите более эффективно использовать рабочее время – содержите стол в чистоте!
Выполнение этих простых, но очень эффективных правил поможет Вам грамотно распоряжаться своим временем. Поэтому чем раньше Вы приучите себя жить по ним, тем выше вероятность добиться успеха в короткие сроки.
Автор статьи:
Анна Романюк
Ответственная за работу лабораторного сектора СМУ, научный сотрудник группы гормональных исследований Научно-исследовательской лаборатории БелМАПО.
Google+